Vivemos em um mundo altamente competitivo, por isso, controlar bem as contas para proporcionar um atendimento de qualidade, é fundamental.
O setor da saúde exige uma administração hospitalar eficaz, principalmente quando de trata do faturamento hospitalar
Os ganhos financeiros dependem de diversos setores da instituição como, por exemplo:
- enfermagem;
- farmácia;
- diagnóstico;
- laboratório;
- nutrição, e outros.
Por este motivo, ele precisa de atenção redobrada para que não ocorram erros ou inconformidades nas informações. Todos os setores da instituição devem cumprir eficientemente uma sequência de atividades para que o setor de faturamento execute plenamente suas funções.
Neste artigo, iremos abordar:
- o que é o faturamento hospitalar;
- relação com a contabilidade hospitalar;
- quais são seus setores;
- objetivos e indicadores;
- como otimizá-lo.
Além, é claro de falarmos sobre a importância de motivar a equipe de profissionais.
O que é faturamento hospitalar
O setor de faturamento, é basicamente o órgão responsável pela confecção das contas hospitalares dos pacientes. O faturamento também emite:
- duplicatas;
- boletos;
- notas fiscais.
Além de analisar a cobrança correta de clientes conforme o contrato e seu prontuário.
Conta do paciente
A conta do paciente é o conjunto de documentos e informações destinados ao registro de gastos realizados com o enfermo durante seu atendimento no hospital.
Por causa da realização desses registros, a conta do paciente serve como instrumento de defesa para ele mesmo, para a instituição, para o médico e para o convênio.
Como a contabilidade hospitalar influencia o faturamento
A contabilidade hospitalar diminui custos e garante a sustentabilidade das instituições. Para que isso aconteça, é preciso investir na gestão em saúde especializada, que direcione corretamente recursos e esforços.
Segundo a Federação Brasileira de Hospitais, entre 2010 e 2017, 1.797 hospitais encerraram suas atividades. Isso demonstra que o gerenciamento de custos ainda é um grande desafio.
A falta de planejamento contábil ocasiona desperdício de insumos e prejuízos financeiros consideráveis. Para que isso seja evitado é preciso investir em sistemas que integrem as entradas e saídas do caixa. Assim é possível identificar gargalos e gastos desnecessários.
É o setor da contabilidade que gere o abastecimento dos itens necessários à assistência. Por isso é preciso conhecer a fundo a demanda e realizar compras inteligentes.
Entram na conta os registros de custos de produção médica, despesas administrativas, comerciais, tributárias e financeiras. Os resultados são comparados com padrões de custos para identificar pontos de melhorias.
A contabilidade hospitalar é essencial para a organização e controle do faturamento. Sendo também responsável por oferecer serviços com o menor custo possível e o máximo de qualidade.
Não se trata apenas de reduzir custos, mas também de oferecer destaque à instituição dentro de um mercado competitivo.
Todas as ações devem ser planejadas, supervisionadas e bem executadas, por isso é preciso:
- organizar as contas – registrar tudo em uma estrutura pré-definida;
- identificar gargalos – resolver carências pela modificação de processos;
- usar a tecnologia – aplicar soluções para melhorar o gerenciamento de receitas;
- otimizar o faturamento – criar condições para analisar entradas financeiras;
- conhecer os encargos tributários – identificar possíveis pontos de economia com impostos.
A gestão contábil oferece uma visão mais clara do faturamento hospitalar, possibilitando a diminuição de custos e consequente aumento das receitas. Ao conhecer de forma adequada as suas contas, é possível criar um equilíbrio e elencar prioridades.
Setores do faturamento hospitalar
Para entender melhor sobre o faturamento hospitalar, devemos antes dizer quais são seus setores.
- Farmácia;
- SADT (Serviço Auxiliar Diagnóstico e Terapia);
- Unidades CO/CC;
- Pronto atendimento / pronto-socorro;
- Ambulatório;
- SND (Serviço de Nutrição e Dietética);
- Contabilidade e custos;
- Administração;
- Convênios;
- Estatística.
Objetivos do faturamento hospitalar
Nas instituições de saúde, é necessário existir uma área de coordenação de faturamento responsável pelas informações administrativas e financeiras dos atendimentos prestados pela organização, em níveis ambulatoriais e de internação hospitalar.
Dentro disso, podemos listar alguns dos objetivos do faturamento hospitalar:
- expedir as faturas de cobrança dos serviços prestados (guias às operadoras);
- emitir relatórios de controle das faturas emitidas e pendentes;
- manter um sistema de controle que emita informações que permitam obter os dados necessários ao processamento dos relatórios de faturamento;
- analisar os relatórios de faturas recebidas;
- verificar as ocorrências de glosas e identificar suas causas;
- providenciar as correções das glosas e localizar documentos comprobatórios;
- preparar os recursos de glosas às operadoras para correção e pagamento das mesmas;
- manter atualizados e organizados, pelo período de no mínimo cinco anos, os comprovantes dos serviços prestados, para atender às auditorias.
Como otimizar o faturamento hospitalar
Os altos custos nos serviços de saúde têm trazido aos gestores e profissionais de área, a necessidade de obter mais conhecimento sobre estes problemas.
A busca por medidas para equilibrá-los com os recursos financeiros, a competência na reserva destes e o aumento de resultados no faturamento hospitalar fazem parte das vantagens obtidas.
Sozinha, a tecnologia, não resolve os problemas enfrentados pelos funcionários. Além de um sistema de controle financeiro tecnológico, a criação de uma infraestrutura digital pode ser fundamental.
Possuir um software que atenda as necessidades de sua instituição e que integre todos os setores digitalmente melhora significativamente a comunicação entre eles.
Uma das principais formas de otimizar o faturamento hospitalar é padronizar os lançamentos do que deve ser cobrado e, por mais difícil que seja, cobrar de alguém. Abandonando notas de débito e usando checklists para verificar o que foi feito.
O checklist deve ser automatizado, de forma a estabelecer um padrão a partir do que foi feito e definir o que será cobrado. Dessa forma, acabam as variações de lançamento nas contas.
Seguindo um padrão, o processo de discussão entre auditores internos e externos acontecerá com menor nível de stress.
Se o procedimento está baseado em protocolo (no caso de procedimentos médicos) ou em POP (procedimentos de outros profissionais assistenciais), o que foi utilizado deve ser cobrado, a não ser que os registros estejam incorretos.
Além disso, podemos citar:
- a reestruturação de rotinas (internação e gerenciamento de leitos);
- o treinamento de pessoal;
- a informatização;
- a negociação e integração com convênios;
- pacotes;
- reanálise de glosas;
- tabelas e outros.
Quando os pequenos gastos não são devidamente administrados, podem resultar em perdas significativas para as instituições.
Para o controle do faturamento hospitalar, é necessário uma atenção diária, e de fato, neste caso a tecnologia faz toda a diferença.
Indicadores da gestão hospitalar
O uso de indicadores é vital na área de faturamento!
A gestão de custos aplicada às instituições de saúde abrange benefícios que vão além das necessidades do ciclo da contabilidade.
Os indicadores serão sempre o ponto de partida para promover melhorias nos serviços de uma organização. Uma instituição que busca crescimento não pode deixar de registrar seu desempenho.
Um importante indicador de gestão está relacionado aos riscos inerentes ao trabalho na organização. Uma instituição de saúde deve mapear todos os riscos envolvidos em sua operação. Os indicadores servem como ferramentas de prevenção, e quando falamos de saúde, sabemos que prevenir é o segredo!
Suprimentos
A gestão de compras e o abastecimento de suprimentos deve receber uma atenção especial. O hospital, com certeza, obterá melhores resultados se começar a analisar mais cautelosamente os gastos internos.
A importância de motivar sua equipe profissional
Para que o setor de faturamento hospitalar alcance resultados positivos, é necessário informar os funcionários a importância desta seção para a manutenção da instituição no mercado.
Uma pesquisa realizada em um hospital de Brasília verificou que 96% dos funcionários da instituição nunca receberam treinamento sobre faturamento hospitalar! Os profissionais de faturamento devem ser treinados constantemente para ficarem atualizados e faturar de maneira correta no momento certo.
As informações que entram no setor de faturamento fazem com que o profissional valorize o ato de registrar qualquer assistência prestada ao paciente. A participação dos profissionais envolvidos no cuidado é fundamental para que o setor de faturamento possa desenvolver plenamente suas funções.
Conclusão
O faturamento hospitalar não pode ser tratado apenas como um setor de contas a receber, afinal, ele é um dos setores mais importantes na administração financeira de uma instituição pública ou privada.
Ele converte em lucro todas as operações de prestação de serviços e produz a conta hospitalar de cada paciente.
Além disso, por meio de métricas possibilita o conhecimento sobre a rentabilidade dos serviços e clínicas, podendo assim, gerir custos, qualidade e receitas mais adequadamente.